Microsoft 365 es mucho mas que Word, Excel y Outlook. Sin embargo, segun estudios del sector, las empresas que lo contratan solo utilizan de media entre el 20% y el 30% de las funcionalidades incluidas en su suscripcion. Estan pagando por herramientas que podrian ahorrarles horas de trabajo cada semana y no las usan.
En OFISUR implantamos y configuramos Microsoft 365 en cientos de empresas. Esta es la guia que le damos a cada cliente para que aproveche al maximo lo que ya esta pagando.
Lo que incluye tu suscripcion de Microsoft 365 Business
Las aplicaciones de productividad clasicas — Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote — son solo el punto de partida. Tu suscripcion tambien incluye:
- Microsoft Teams: videollamadas, chat de equipo, colaboracion en documentos en tiempo real y gestion de proyectos, todo en un solo lugar.
- SharePoint: intranet y repositorio centralizado de documentos con control de versiones y permisos granulares.
- OneDrive for Business: almacenamiento en la nube por usuario, sincronizacion con el escritorio y acceso desde cualquier dispositivo.
- Exchange Online: correo empresarial con buzon de 50 GB, calendario compartido y contactos centralizados.
- Microsoft Defender: proteccion avanzada contra malware, phishing y amenazas en el correo electronico y los dispositivos.
- Intune: gestion de dispositivos moviles (MDM). Permite gestionar y proteger los smartphones y tablets de la empresa de forma centralizada.
Dato importante: Microsoft 365 Business Premium incluye ademas funcionalidades de ciberseguridad avanzada (Azure AD Premium, Defender for Endpoint) que en muchas empresas sustituirian a soluciones de seguridad adicionales que estan pagando por separado.
Las funciones mas infravaloradas
Microsoft Forms y Power Automate
Forms permite crear encuestas, formularios de solicitud interna y cuestionarios en minutos. Power Automate conecta aplicaciones y automatiza flujos de trabajo sin escribir codigo: cuando alguien rellena un formulario, se crea automaticamente una tarea en Planner, se envia un correo de confirmacion y se guarda el registro en SharePoint.
Planner y To Do
Gestion de tareas y proyectos integrada en Teams. Sin necesidad de contratar Asana, Trello ni Monday si tus necesidades son las tipicas de una PYME.
Copilot (en planes con IA)
Las suscripciones con Copilot incluyen IA generativa integrada en Word, Excel, Outlook y Teams. Resume reuniones, redacta correos, analiza hojas de calculo y genera presentaciones a partir de un texto.
Como empezar: las 5 cosas que deberias configurar primero
- Activar la autenticacion multifactor (MFA) en todas las cuentas. Es la medida de seguridad con mejor relacion coste-beneficio.
- Migrar el correo de POP3 o IMAP a Exchange Online y configurar los alias y grupos de distribucion.
- Crear la estructura de Teams y canales acorde a la organizacion de la empresa.
- Migrar los documentos compartidos de carpetas de red o NAS a SharePoint.
- Configurar las politicas de seguridad en el Centro de Administracion de Microsoft 365.
En OFISUR somos partners de Microsoft y realizamos implantaciones completas de Microsoft 365: migracion de datos, configuracion de seguridad, formacion del equipo y soporte continuo. Contacta con nosotros para saber que plan se adapta mejor a tu empresa.